Чтение для практики
Саморазвитие Работа с информацией Эффективность и продуктивность Чтение для практики

Как поддерживать дела в порядке

Для меня GTD - это тонко подстраиваемая система, которая включает в себя несколько взаимосвязанных моделей управления рабочим процессом и платформа, для внесения в эти процессы как собственных, так и заимствованных наработок.




Впрочем, стала она таковой далеко не сразу. Книга "Как поддерживать дела в порядке" является третьей работой Дэвида Аллена о системе GTD. И она стала первой из его книг, после которых мне стало вдруг интересно разобраться в хитросплетениях авторских формулировок и адаптировать элементы системы GTD под свои задачи.


Польза и возможности


GTD позволяет мне не терять время в момент переключения между делами. Позволяет не зависать в момент выбора . И пусть у каждого из нас свой рабочий процесс, тут можно многое позаимствовать, что даст возможность снизить сопротивление и повысит продуктивность.


Если быть авторски точным, то...

система GTD - это тонко подстраиваемая система, основанная на здравом смысле и логике. С ее помощью, имея полный список регулярно отслеживаемых и контролируемых дел, вы сможете сосредоточиться на своем внешнем и внутреннем мире под оптимальным углом зрения, что поможет сделать правильный выбор в данный момент.



Три модели


По сути система GTD представляет собой компиляцию трех моделей




Наибольшая польза от включения системы GTD в рабочий процесс была в том, что я начал обращать внимание на то, что привлекает внимание и научился стартовать с того, что у меня есть на данный момент. Все это работает благодаря адаптации (плюс, регулярной коррекции в процессе применения) под свои задачи первой модели - пяти стадий обретения контроля над ситуацией. При этом две другие модели я использую лишь в той степени, в какой они помогают мне в обретении контроля над ситуацией.


Две первые стадии процесса работают в тесном тандеме, я лишь стараюсь их разнести по времени и/или контексту ситуации...



Это чем-то напоминает процесс писательства, где для получения результата я всегда разделю процессы фрирайтинга (исследование и написание черновика) и редактинга (переписывание и редактирование)...


Взаимосвязь третьей и четвертой стадий связана с тем, что стадия организации и упорядочения в моем рабочем процессе весьма динамична. С одной стороны это связано со стадией оценки значимости, которая постоянно поставляет на вход новую информацию...



А с другой стороны - стадия проверки и анализа, которая заставляет регулярно пересматривать в какие именно категории упорядочены те или иные элементы. Поначалу я очень части с проверкой и от этого было только хуже. Опытным путем пришел к тому, что делаю обзор один раз в две недели.



Многие отказываются принимать решения, связанные с реальным исполнением тех или иных аспектов жизни. Удовлетворены ли вы своим выбором? Является ли, к примеру, чтение этой заметки именно тем, что вы должны делать сейчас?

Если сомневаетесь, то в определенной степени еще не обрели контроль над ситуацией. Если же вы твердо уверены, что это лучшее что вы можете делать в настоящий момент, то это свидетельствует о том, что вы находитесь в своей зоне и просто будете делать то, что делаете - качественно и без внутреннего напряжения



Пять концепций


И хотя система GTD далеко не сразу стала центральным элементом моего рабочего процесса, было несколько концепций, которые я выделил и начал адаптировать по свои задачи еще в момент первоначального знакомства с системой. И продолжаю использовать до сих пор.

  • Управлять не временем, а действиями
Ни время, ни информация сами по себе не могут стать источником стресса. На деле вы не можете управлять временем. Вы можете руководить только своими действиями и фокусировкой внимания. Время — это то, что помогает уяснить, в условиях каких ограничений, то есть где и когда вам нужно выделить конкретные ресурсы (силы и средства).

  • Превратить жизнь в игру
Основным фактором, не позволяющим превратить всю нашу жизнь в увлекательную игру, является отсутствие привычки завершать свои размышления соответствующими выводами. Завершить размышления выводами» — это значит просто решить, какой сделать следующий практический шаг, чтобы была хоть какая-то динамика.

  • Сделать все работой
Мы наконец должны научиться рассматривать любые свои дела как работу, вместо того чтобы понимать под этим словом только способ зарабатывания денег или тяжкий труд. Это слово будет подразумевать все, чего вы хотите добиться, но еще не добились. Покойный Питер Друкер предостерегал всех, кто берется за "умственную работу": самая трудная задача заключается в том, чтобы понять, чем вы сейчас занимаетесь.

  • Фантом баланса между жизнью и работой
Вижу концептуальную ошибку в утверждении, что жизнь и работа — взаимоисключающие сферы. Истина заключается в следующем. Если вы находитесь «в своей зоне», время для вас как будто исчезает, вы обретаете особое состояние «включенности», что бы при этом ни делали. В такие моменты для человека нет никакой разницы между работой и личным.

  • Сложное для простого
Чем проще задача, которую вы хотите упорядочить, тем сложнее должна быть система, предназначенная для управления этим уровнем

  • Начинать с того, что есть
Есть одна универсальная техника, которая обязательно поможет мне вырвать победу из лап, казалось бы, неминуемого поражения - просто спрашивайте себя в той или иной форме с учетом сложившейся ситуации: "Ну хорошо, а как обстоят наши дела сейчас?"


PS


"Папа, тебе пришло сообщение от Галочки" - прокричал мне сын из коридора. На кухне, где мы с женой только что шутили за ужином, внезапно повисла неловкая тишина.

"Зеленой" - добавил сын, после небольшой паузы.

Как же много может случиться за несколько секунд по воле случая. Могут рухнуть отношения. Или завязаться новые. Могут сорваться долгие переговоры. Или внезапно возникнет новая возможность. Ну а может случай просто послужит напоминанием. И в данном случае это как раз было напоминание. От приложения системы GTD, которая уже несколько лет позволяет мне фокусироваться на важном.

Ну и конечно же история с Галочкой завершилась объяснением сыну что это за галочка, почему она зеленая и как все это помогает мне в работе и жизни. Правда, тут я использовал уже идеи и примеры из книги "Как привести дела в порядок — в школе и не только".

На мой взгляд эта книга - хорошая попытка адаптации, довольно непростой в понимании и освоении, методики GTD к реалиям подростка. Причем, прочитать его будет полезно не только подросткам. А еще и тем, кто как я, не сразу пришел к адаптации философии и инструментария GTD к собственной ситуации.