Чтение для практики
Работа с информацией Эффективность и продуктивность Чтение для практики

Тайм-менеджмент по помидору

Всем, кто занят творческой деятельностью, известно, что самым сложным, и самым важным, в процессе работы, является управление вниманием и концентрация на выполняемой задаче. Причем, речь идет не о выборе, выражаясь словами Дэвида Аллена, того или иного горизонта фокусирования. Речь идет о концентрации в процессе работы на уровне выполнения задач.

Открыв для себя когда-то Pomodoro technique, я обрадовался - вот оно то самое, что надо :) Однако, столкнулся с тем, что ...техника эта вносит много ненужных ограничений. Однако, когда мне в руки попала книга "Тайм-менеджмент по помидору", Штаффана Нетеберга, стало ясно - Pomodoro technique не так ограничена, как мне показалось в момент нашего первого знакомства. И сегодня я подробно расскажу об идеях и инструментах из книги, которые принесли много практической пользы.


Для началао том, что представляет собой Pomodoro technique.


Это очень просто. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на этом деле – и только на нем

В основе техники лежит простота. Все что нужно - бумага, ручка и таймер. Вот иллюстрация того, как устроен день в рамках техники помидора


Каждый день, который вы проводите в рамках Pomodoro technique начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи (фиксация результатов ваших наблюдений в протокол – помехи и отвлечения), обработки (превращение результатов наблюдения в ценные сведения – выявления тенденций) и визуализации (упорядочивания обработанной информации таким образом, чтобы это могло улучшить рабочий процесс), а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга


Несколько слов о планировании, записи, визуализации и инструментарии


Планирование начинается с того, что из "Реестра дел" извлекаются дела текущего дня и формирует список "Дел на день". Важно различать реестр дел (т.е общий и неупорядоченный список дел, который у меня имеет квартальный горизонт охвата и еженедельное уточнение) от списка день на день (который представляет ваше соглашение с самим собой о результатах сегодняшнего дня). Реестр веду еженедельно, а список дел на день стараюсь составлять в конце каждого дня. При этом выделяю в списке дел на день 3 результата дня, с которых и стараюсь начать день. Остальные дела идут самым обычным списком

Реестр дел штука хорошая. Однако, его одного недостаточно - сам по себе он не создает никакой мотивации, потому как не является обязательством. Другое дело – список дел на день. Он очень мотивирует. Ведь, по сути, это мое соглашение с самим собой, имеющее четкие временные рамки и четкое описание результатов дня.

Составлять реестр дел довольно легко. Каждое воскресенье я создаю новую ветку в интеллект-карте [хотя выбор инструмента тут не принципиален - иногда я просто беру чистый лист бумаги и ручку] и составляю реестр дел на эту неделю, описывая ситуацию такой, какая она будет, когда я завершу дело. Идеально, если работая над этим списком, я делаю это в привязке к квартальному и годовому планам.

Гораздо труднее ситуация складывается со списком дел, на достижении результатов по которым нужно сконцентрироваться именно сегодня – список дел на день. Трудность тут заключается не только в процессе выбора. А еще и в том, что приступая к действиям, периодически задаюсь вопросом «занимаюсь ли я сейчас действительно важным делом?»
Потому я начинаю с выбора и оценки важности, не только свой каждый «помидорный» день (или часть дня), а еще и уделяю немного времени этому процессу в начале каждого (!) «помидора». Для этого, просто задаю себе вопрос, в начале нового помидора - является ли это дело все еще важным для меня? И завершив процесс выбора и оценки, я полностью фокусируюсь на короткий промежуток времени на выбранном деле.

Чередование процессов выбора и оценки важности, с сосредоточенностью на деле, довольно быстро переходит в хорошую привычку. Мозгу важен процесс контроля, и чередуя процессы, я даю ему возможность сохранять контроль над ситуацией и повысить концентрацию.

Важно отслеживать динамику дня. Именно для этого существует «Протокол» - место, куда заношу избранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. Сейчас я его уже не веду. Однако, на начальном этапе, он мне сильно помог отслеживать динамику внимания в течение дня. Сейчас я его включаю в рабочий процесс избирательно – когда тестирую новые техники или резко меняю режим дня.



Отдельно скажу о визуализации.


Именно после прочтения этой книги я стал рисовать …интеллект-карту дня. Речь о карте, которая составляется по итогам дня и содержит основные его темы. Для меня это не список итогов дня и планов на будущее – для этого есть другие инструменты. Карта дня – это инструмент для исследования того, чему я научился за сегодня

Безусловно, я не составляю такие карты каждые день (хотя, было бы неплохо). Однако, обязательно делаю карту недели и квартала. Как делаю? По разному. Чаще от руки. Но с обязательной фотокопией.



Метод шляп. 


Расстановка приоритетов и обзор задач противоположны состоянию потока и процессам глубокого творческого мышления. Плюс нужно время на отдых. Таким образом, вам надо переключаться. И тут может помочь метод шляп – шляпа отдыха, шляпа стратега и рабочая шляпа



И еще несколько интересных моментов, 

которые я выделил в книге и включил в свой рабочий процесс:

- бывают дни когда вам нужна эффективность, а бывают дни когда таймер можно и не доставать

- ритуальность процесса очень важна

- отношение к своей работе как к цепи событий, а не как к продолжительности, что повышает продуктивность

- при составлении общего списка дел, записывать не что нужно сделать, а описывать ситуацию такой, какой она будет в момент завершения дела

- список дел на день, как соглашение с самим собой

- атомарность (неделимость) каждого отрезка, как метод работы с помехами

Очень много внимания уделено введению в Pomodoro technique и описание контекста. Кроме того, рассказывается о методах работы с помехами, тонкой настройке техники и работа в команде. Книга написана в формате личной истории автора, который постигает Pomodoro technique и щедро делится своими наблюдениями и выводами с читателем.
Отмечу интересное оформление. Каждая глава начинается (!) и завершается интеллект-картой, которая отрисована от руки. В конце книги приведен обширный список литературы для желающих дополнительного погружения. Плюс в книге много иллюстраций, сделанных в стиле "рисунок на полях".

Если ваша работа связана с творческими задачами, то данная книга будет полезна уже тем, что задаст определенный рабочий процесс, который в будущем вы можете улучшать и дорабатывать уже под свой стиль и ритм!

Взгляните на технику помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами - кого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но, прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли эта задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой